Com facturar correctament: numeració correlativa, errors i per què mai no has d’esborrar una factura

A Espanya, la factura és un document legal i fiscal, no només un paper (o PDF) per al client.
Per això, temes com:

• La manera de numerar les factures.
• Què fer quan t’equivoques.
• Durant quant de temps les has de conservar.

no són detalls menors, sinó obligacions regulades per llei.

En aquest article veurem, de forma divulgativa:

• Què ha de contenir una factura per ser vàlida.
• Què és la numeració correlativa i per què és tan important.
• Per què no pots esborrar una factura si t’has equivocat.
• Què és una factura rectificativa i quan s’utilitza.
• Com t’ajuda un programa de gestió (i Verifactu) a complir la normativa sense complicar-te la vida.

⚠️ Avís important: Aquest text és divulgatiu i no substitueix el consell de la teva assessoria o gestor/a. Contrasta sempre amb el teu professional de confiança.

1. Què és una factura i què ha d’incloure

Una factura és el document que acredita una operació de venda o prestació de serveis. Entre altres dades, ha d’incloure:

• Número i, si escau, sèrie de la factura.
• Data d’expedició.
• Dades de l’emissor (el teu negoci): nom, NIF, domicili.
• Dades del client: nom o raó social i NIF (si cal).
• Descripció dels béns o serveis (per exemple, “sac de pinso 12 kg”, “servei complet de perruqueria canina”).
• Base imposable, tipus d’IVA aplicat, quota d’IVA i total.

En el context d’una botiga de mascotes o perruqueria, aquestes obligacions s’apliquen igual que en qualsevol altre sector.

2. Numeració correlativa: què significa i com aplicar-la

La normativa de facturació exigeix que les factures:

• Tinguin una numeració correlativa dins de cada sèrie.
• Cada número de factura s’utilitzi una sola vegada.

En la pràctica, això vol dir que:

• No hi pot haver “salts estranys” de numeració sense explicació.
• No es pot reutilitzar un número que ja s’ha utilitzat abans.
• Si utilitzes diverses sèries (per exemple, “2025A-0001”, “2025A-0002”…), cada sèrie ha de ser correlativa per separat.

2.1. Puc tenir diverses sèries de facturació?

Sí, sempre que:

• Estigui justificat (per exemple, facturació de botiga física vs. online, factures simplificades vs. completes, diferents centres de treball…).
• Cada sèrie mantingui la seva correlació interna.

Exemple:

• Sèrie T2025-0001, T2025-0002, T2025-0003… (botiga).
• Sèrie P2025-0001, P2025-0002, P2025-0003… (perruqueria).

L’important és que, si Hisenda revisa els teus llibres, pugui seguir l’ordre i el sentit de la numeració sense que sembli que s’han esborrat o “perdut” factures.

3. Per què està prohibit esborrar una factura si hi ha un error

Una de les idees més importants és:

Si ja has emès una factura, no pots fer com si mai no hagués existit.

Això vol dir que:

• No la pots eliminar del programa com si fos una línia d’un Excel.
• No la pots “sobreescriure” canviant dades i mantenint el mateix número.
• No la pots “perdre” per tapar un error o un desquadrament.

Si es detecta que falten números o que s’han manipulat factures, Hisenda pot interpretar que:

• Has ocultat ingressos.
• Has alterat la comptabilitat.
• No compleixes les obligacions de facturació.

I això pot comportar sancions.

4. Què faig, doncs, si m’equivoco en una factura?

Quan t’equivoques, la solució correcta no és esborrar, sinó rectificar.

4.1. Factura rectificativa: l’eina adequada

La manera correcta de solucionar una factura amb errors és emetre una factura rectificativa.

Aquesta factura:

• Té el seu propi número correlatiu (no hereta el de la factura original).
• Indica clarament que és rectificativa.
• Fa referència a la factura original (per número i data).
• Ajusta la base imposable i l’IVA segons l’error comès.

Exemples d’errors que es corregeixen amb factura rectificativa:

• T’has equivocat en el preu.
• Has aplicat un tipus d’IVA incorrecte.
• Has facturat a un client equivocat.
• Has inclòs un servei o producte de més.

4.2. I si només és un error petit de forma?

Si l’error és purament formal (per exemple, una errada en el nom comercial però el NIF és correcte), la teva assessoria pot valorar no emetre rectificativa, però:

• Sempre és recomanable deixar evidència clara de qualsevol correcció.
• En molts casos es prefereix utilitzar igualment una factura rectificativa per seguretat.

5. Factures simplificades (tiquets) i factures completes

En molts comerços, com botigues de mascotes o perruqueries, és habitual treballar amb:

• Factures simplificades (el que molta gent continua anomenant “tiquet”).
• Factures completes quan el client les necessita o la llei ho exigeix.

Encara que la factura sigui simplificada, també ha de portar numeració correlativa i complir uns mínims (identificació de l’emissor, data, tipus d’IVA, total…).

Si un client que ha rebut un tiquet simplificat et demana una factura al seu nom:

1. Has de poder relacionar aquest tiquet amb la nova factura.
2. El teu programari ha de registrar aquesta operació de manera coherent.

6. Conservació de factures: durant quant de temps?

La normativa obliga a conservar les factures durant diversos anys (habitualment, 4 anys, encara que la teva assessoria pot recomanar períodes més llargs).

Això implica:

• Desar factures emeses i rebudes.
• Tenir-les accessibles per a una possible inspecció.
• No alterar la numeració ni eliminar documents.

Un bon programa de gestió evita haver de dependre de caixes de papers i carpetes desordenades.

7. Verifactu i programes de facturació: aliats per complir la normativa

Amb l’entrada en joc de sistemes com Verifactu, l’objectiu de l’Agència Tributària és clar:

• Assegurar que les factures s’emeten de manera íntegra, correcta i inalterable.
• Evitar que es puguin esborrar o manipular sense deixar rastre.

Fer servir un programa de facturació adaptat a Verifactu i a la normativa de facturació et permet:

• Generar factures amb numeració correlativa automàtica.
• Bloquejar l’eliminació o modificació il·legal de factures ja emeses.
• Crear factures rectificatives de manera senzilla i ben documentada.
• Tenir un registre complet de totes les operacions.

8. Com et pot ajudar un programari de gestió a la teva botiga de mascotes o perruqueria

Si, a més de facturar, el teu programa integra:

• TPV per a vendes.
• Gestió d’estoc.
• Clients i mascotes.
• Agenda de perruqueria.
• Informes de vendes i d’IVA.

aleshores no només compleixes la llei, sinó que:

• Estalvies temps administratiu.
• Redueixes errors de mecanització.
• Aconsegueixes una visió clara del teu negoci.

L’objectiu és passar de:

“Vaig fent com puc amb un Excel i ja està”

a:

“Treballo amb un sistema que respecta la normativa i em dóna control sobre els meus números”.

9. Resum pràctic

• Cada factura ha de tenir un número únic i correlatiu dins de la seva sèrie.
• Pots tenir diverses sèries de facturació, però cadascuna ha de ser coherent.
• No esborris mai una factura ja emesa, encara que tingui errors.
• Els errors es corregeixen amb factures rectificatives, no fent desaparèixer documents.
• Conserva les factures durant el termini legal i tingues-les localitzables.
• Recolza’t en un programa de facturació adaptat a Verifactu i a la normativa per dormir més tranquil.

Si tens dubtes concrets sobre el teu cas, parla sempre amb la teva assessoria.
I si vols que el teu programari t’ajudi a facturar bé “des de l’arrel”, fes el pas a una eina pensada per al teu tipus de negoci.