Como facturar correctamente: numeración correlativa, erros e por que nunca debes borrar unha factura

En España, a factura é un documento legal e fiscal, non só un papel (ou PDF) para o cliente.
Por iso, aspectos como:

A forma de numerar as facturas.
Que facer cando te equivocas.
Canto tempo debes gardalas.

non son detalles menores, senón obrigas reguladas por lei.

Neste artigo veremos, de forma divulgativa:

Que debe ter unha factura para ser válida.
Que é a numeración correlativa e por que é tan importante.
Por que non podes borrar unha factura se te equivocas.
Que é unha factura rectificativa e cando se usa.
Como che axuda un programa de xestión (e Verifactu) a cumprir a normativa sen complicarte a vida.

⚠️ Aviso importante: Este texto é divulgativo e non substitúe o consello da túa asesoría ou xestoría. Contrasta sempre co teu profesional de confianza.

1. Que é unha factura e que debe incluír

Unha factura é o documento que acredita unha operación de venda ou prestación de servizos. Entre outros datos, debe incluír:

Número e, se é o caso, serie da factura.
Data de expedición.
Datos do emisor (o teu negocio): nome, NIF, domicilio.
Datos do cliente: nome ou razón social e NIF (se procede).
Descrición dos bens ou servizos (por exemplo, “saco de penso 12 kg”, “servizo completo de perruquería canina”).
Base impoñible, tipo de IVE aplicado, cota de IVE e total.

No contexto dunha tenda de animais ou perruquería, estas obrigas aplícanse igual ca noutros sectores.

2. Numeración correlativa: que significa e como aplicala

A normativa de facturación esixe que as facturas:

Teñan unha numeración correlativa dentro de cada serie.
Cada número de factura se utilice unha soa vez.

Na práctica, isto significa que:

Non pode haber “saltos estraños” de numeración sen explicación.
Non se pode reutilizar un número que xa foi usado.
Se utilizas varias series (por exemplo, “2025A-0001”, “2025A-0002”…), cada serie debe ser correlativa por separado.

2.1. Podo ter varias series de facturación?

Si, sempre que:

Estea xustificado (por exemplo, facturación de tenda física vs. online, facturas simplificadas vs. completas, diferentes centros de traballo…).
Cada serie manteña a súa correlación interna.

Exemplo:

Serie T2025-0001, T2025-0002, T2025-0003… (tenda).
Serie P2025-0001, P2025-0002, P2025-0003… (perruquería).

O importante é que, se Facenda revisa os teus libros, poida seguir a orde e o sentido da numeración sen que pareza que se borraron ou “perderon” facturas.

3. Por que está prohibido borrar unha factura se hai un erro

Aquí vén unha das ideas máis importantes:

Se xa emitiches unha factura, non podes facer como se nunca existise.

Isto significa que:

Non a podes eliminar do programa como se fose unha liña dun Excel.
Non a podes “sobrescribir” cambiando os datos e mantendo o mesmo número.
Non a podes “perder” para tapar un erro ou un descadre.

Se se detecta que faltan números ou que se manipularon facturas, Facenda pode interpretar que:

Ocultaches ingresos.
Alteraches a contabilidade.
Non cumpres coas obrigas de facturación.

E iso pode supoñer sancións.

4. Entón, que fago se me equivoco nunha factura?

Cando te equivocas, a solución correcta non é borrar, senón rectificar.

4.1. Factura rectificativa: a ferramenta axeitada

A forma correcta de arranxar unha factura con erros é emitir unha factura rectificativa.

Esta factura:

Ten o seu propio número correlativo (non herda o da factura orixinal).
Indica claramente que é rectificativa.
Fai referencia á factura orixinal (por número e data).
Axusta a base impoñible e o IVE segundo o erro cometido.

Exemplos de erros que se corrixen con factura rectificativa:

Erro no prezo.
Aplicación dun tipo de IVE incorrecto.
Facturación a un cliente equivocado.
Inclusión dun servizo ou produto de máis.

4.2. E se só é un fallo pequeno de forma?

Se o erro é puramente formal (por exemplo, unha errata no nome comercial pero o NIF é correcto), a túa asesoría pode valorar non emitir rectificativa, pero:

Sempre é recomendable deixar evidencia clara de calquera corrección.
En moitos casos prefírese utilizar igual unha factura rectificativa por seguridade.

5. Facturas simplificadas (tickets) e facturas completas

En moitos comercios, como tendas de animais ou perruquerías, é habitual traballar con:

Facturas simplificadas (o que moita xente segue chamando “ticket”).
Facturas completas cando o cliente as necesita ou cando a lei o esixe.

Aínda que a factura sexa simplificada, tamén debe levar numeración correlativa e cumprir uns mínimos (identificación do emisor, data, tipo de IVE, total…).

Se un cliente que recibiu un ticket simplificado che pide unha factura ao seu nome:

Debes poder relacionar ese ticket coa nova factura.
O teu software debe rexistrar esa operación de maneira coherente.

6. Conservación de facturas: durante canto tempo?

A normativa obriga a conservar as facturas durante varios anos (habitualmente, 4 anos, aínda que a túa asesoría pode recomendar períodos máis longos).

Isto implica:

Gardar facturas emitidas e recibidas.
Telas accesibles para unha posible inspección.
Non alterar a numeración nin eliminar documentos.

Un bo programa de xestión evita depender de caixas de papeis e carpetas desordenadas.

7. Verifactu e programas de facturación: aliados para cumprir a normativa

Coa entrada en xogo de sistemas como Verifactu, o obxectivo da Axencia Tributaria é claro:

Asegurar que as facturas se emiten de forma íntegra, correcta e inalterable.
Evitar que se poidan borrar ou manipular sen deixar rastro.

Empregar un programa de facturación adaptado a Verifactu e á normativa de facturación permíteche:

Xerar facturas con numeración correlativa automática.
Bloquear a eliminación ou modificación ilegal de facturas xa emitidas.
Crear facturas rectificativas de maneira sinxela e ben documentada.
Ter un rexistro completo de todas as operacións.

8. Como pode axudarche un software de xestión na túa tenda de animais ou perruquería

Se, ademais de facturar, o teu programa integra:

TPV para vendas.
Xestión de stock.
Clientes e mascotas.
Axenda de perruquería.
Informes de vendas e de IVE.

entón non só cumpres a lei, senón que:

Aforras tempo administrativo.
Reduces erros de mecanización.
Consegues unha visión clara do teu negocio.

A clave está en pasar de:

“Vou tirando cun Excel e pouco máis”

“Traballo cun sistema que respecta a normativa e dáme control sobre os meus números”.

9. Resumo práctico

Cada factura debe ter un número único e correlativo dentro da súa serie.
Podes ter varias series de facturación, pero cada unha debe ser coherente.
Nunca borres unha factura xa emitida, aínda que teña erros.
Os erros corríxense con facturas rectificativas, non facendo desaparecer documentos.
Conserva as facturas durante o prazo legal e téñasas localizables.
Apóiache nun programa de facturación adaptado a Verifactu e á normativa para estar máis tranquilo.

Se tes dúbidas concretas sobre o teu caso, fala sempre coa túa asesoría.
E se queres que o teu software che axude a facturar ben “desde a base”, dá o paso a unha ferramenta pensada para o teu tipo de negocio.